Executive Assistant (H/F)

Notre client

Créé en 2004, Sinclair Ressources propose à ses candidats l'accès à des offres d'emplois en intérim, CDD ou CDI.
Le Consultant que vous rencontrerez dispose d'une double expertise : il est à la fois spécialisé sur les métiers pour lesquels il recrute et dédié à une zone géographique afin de vous offrir la meilleure proximité possible.
Actuellement, nous recherchons pour notre client, société de 900 collaborateurs située à Rueil-Malmaison, accès Rueil-Malmaison, un(e) Executive Assistant H/F, dans le cadre d'une mission d'intérim de 6 mois pour un accroissement temporaire d'activité.

Votre mission

Au sein de la Business Division Commercial, le rôle de l'assistant(e) commerciale est :

- Assurer l'assistanat et le support commercial nécessaire aux activités de l'Executive Vice President de la Commercial Business Unit, des Vice Presidents de la Commercial Business de la zone EMEA et de la zone APAC dans la plus grande confidentialité.
- Assister les Sales Managers des zones EMEA et APAC
Vos principales activités seront les suivantes:
Support administratif et logistique
- Support administratif

oAssistanat sur l'administratif de l'équipe EVP et VP CIAL (renouvellement passeport, demande de visas, commandes de fournitures etc...) et pour la venue de clients ou de représentants de nos filiales (lettres d'invitation)
- Support logistique pour la BD Cial:
oOrganisation logistique des visites clients (réservations hôtels, taxis, organisation cérémonies de signature, buffets etc..)
oRéservations de salles pour réunion, pauses-café, taxi, restaurants
oAide à la préparation des séminaires
oOrganisation des événements internes (pots de succès ou remerciements, buffets).
- Collecte et mise en forme de rapport d'activités, veille et suivi des signatures des parafeurs

Support aux Appels d'offres

- Elaboration des garanties bancaires (formulaire à compléter, réajustement pour les extensions...)
- Collecte des documents administratifs (demande auprès de chaque BP)
- Consolidation des documents (mise en page de la présentation, impression des originaux et copies, tamponnage et initialisation de chaque page)
- Dossier de pré-qualification (remplissage questionnaires, recherche information questions générales, collecte des documents administratifs et financiers)

Ponctuellement

- Coordonner les activités de l'assistant(e) des départements Sales Operations, Global Commercial Excellence et Equipements en fonction de la charge de travail.

Votre profil

Connaissances et Niveau Requis :

Vous êtes Diplômé.e d'un BTS ou Licence (Bac+2/+3) en assistant commercial ou équivalent, avec une expérience significative en tant qu'assistant.e au sein d'une direction commerciale.

Vous maitrisez des outils de bureautique courants (Word, Excel, Powerpoint, internet, messagerie outlook), portails clients et d'un ERP (idéalement SAP)

Vous disposez d'un bon niveau d'anglais pour pouvoir dialoguer avec les collaborateurs étrangers et/ou clients et/ou fournisseurs.

Compétences Associées :

Votre sens de l'organisation et votre rigueur vous permettent de fournir un service de qualité, en respectant les délais et en assurant la confidentialité des informations.
Grâce à votre disponibilité et à votre sens du service, vous êtes en mesure de répondre aux besoins des clients de manière efficace et professionnelle, en vous adaptant aux différentes demandes et en assurant la satisfaction de chacun.
rémunération : 30-35k